Procedimiento de Cambios a la Certificación:

Objetivo.- Definir las acciones para otorgar, negar, mantener, ampliar, reducir, renovar, suspender o restaurar después de una suspensión, y retirar la certificación y/o Dictamen de Verificación; las cuales quedan a cargo de la Gerencia de certificación y no se contratan externamente.

Alcance.- Este procedimiento indica las reglas a seguir relacionadas con los certificados de producto, servicio, certificados de Sistemas de Gestión de la Calidad y dictámenes de verificación.

Desarrollo.

1. Otorgar la certificación y/o Dictamen de Verificación.

Una vez que el solicitante cumpla con los requisitos establecidos en los PC’s y AC´s y en su caso PV´s el
ONNCCE podrá otorgar la certificación y/o dictamen de verificación de acuerdo a la vigencia indicada en el PC o en el Anexo Técnico correspondiente.

2. Rechazar la certificación

ONNCCE llevará una revisión de la solicitud y de la información que sea ingresada por el cliente a fin de asegurarse que puede brindar el servicio.

Para el caso de normas de producto no se podrá ofrecer el servicio en tanto no se hayan completado los requisitos establecidos en el RC-03.2, documentando tal decisión sobre el mismo registro e informando al cliente vía correo los motivos por los cuales no se puede brindar la certificación.

Para empresas que aspiren a obtener la certificación de Sistemas de Gestión, se rechazará la certificación cuando el sector al que pertenezca o el área al que se dedica la empresa no se tenga acreditado de acuerdo a lo indicado en el RC-03.1 o RC-03-4 respectivamente.

Cuando ONNCCE rechace la certificación notificará vía correo electrónico los motivos por los cuales no puede ofrecer el servicio, quedando registro de esta decisión en el RC-03.1 o RC-03-4

3. Mantener la certificación.

De acuerdo a los PC’s se realizan visitas de vigilancia con objeto de constatar que se mantienen las mismas condiciones que permitieron otorgar la certificación inicial.

4. Ampliar la certificación.

Las ampliaciones de los certificados emitidos por el ONNCCE se efectúan considerando los criterios de agrupación en familia descritos en los AC´s correspondientes. Así mismo se podrán emitir ampliaciones de certificado a Instituciones, Cámaras, Dependencias, etc.; con las que exista convenio para tal efecto.

Para efectos de esta actividad, el solicitante deberá entregar al organismo: solicitud por escrito y certificado original para la sustitución del mismo (cuando aplique) junto con el pago por este servicio.

5. Suspensión de la certificación.

Los motivos por los cuales se puede realizar la suspensión del certificado son las siguientes:

5.1 Criterios generales:

• Por no cerrar las No Conformidades:
Si no se presentan las evidencias para la atención y cierre de las no conformidades en el tiempo establecido en el RC-01 (correspondiente) se procederá a suspender el certificado.

• Por falta de pagos en tiempo:
Cuando el cliente no realice los pagos dentro de un plazo no mayor a los cuatro meses posteriores a la evaluación o muestreo según sea el caso.

• Por no haberse realizado la visita de vigilancia o auditorias de seguimiento o de renovación:
Cuando la visita de vigilancia no se realice en el plazo establecido en el PC correspondiente por causas imputables al cliente.

En caso de que el cliente no tenga mercancía o así lo juzgue pertinente, el ONNCCE junto con él cliente reprogramara la visita de vigilancia, siempre y cuando no exceda los plazos establecidos en el PC correspondiente.

Si a la fecha de la reprogramación el cliente sigue sin tener producto, deberá enviar un oficio en papel membretado firmado por su representante legal, manifestando bajo protesta de decir verdad que no se cuenta con producto en ninguna bodega, fábrica o punto de venta del país. En tal caso la suspensión no se efectuará; sin embargo, el cliente se obliga a notificar al ONNCCE cuando cuente con el producto para poder efectuar la vigilancia. Asimismo, el Organismo informará al cliente que no se podrá realizar la renovación de la certificación mientras no se haya cerrado la vigilancia.

• Por incumplimiento de los valores especificados en los informes:
Cuando se presenten los informes de resultados de pruebas y estos no estén de conformidad con las especificaciones de la norma, el certificado se suspenderá. El cliente deberá enviar las muestras testigo o solicitar un segundo muestreo para la repetición de las pruebas, de conformidad con el artículo 93 de la LFMN

Si las muestras (testigo o segundo muestreo) siguen incumpliendo los requisitos de la NOM o NMX, se dará aviso a las autoridades competentes, para actuar de conformidad con lo establecido en la LFMN.

No podrá realizarse el cierre de la vigilancia y en su caso la renovación de la certificación en tanto no se demuestre el cumplimiento de la norma y sea constatada la efectividad de las correcciones realizadas.

Nota: Se esperarán los informes correspondientes para la valoración de los mismos y hasta que no se demuestre el cumplimiento de la norma en cuestión los certificados quedarán suspendidos.

• Por notificación de irregularidades en el alcance de la certificación:
Cuando el cliente ha dejado de cumplir de forma persistente o grave los requisitos de la certificación, incluidos los requisitos relativos a la eficacia del sistema de gestión (cuando aplique).

Si el ONNCCE recibe la notificación del incumplimiento en el alcance otorgado del certificado, se hará de conocimiento al cliente de dicha deficiencia mediante un oficio para que dé respuesta del mismo. En este caso si no hay respuesta por parte del cliente, dentro de 5 días hábiles a partir de la recepción del oficio, se procederá a formalizar la suspensión.

• Cuando no se entreguen los informes en tiempo:
Si no entrega al ONNCCE los informes de resultados dentro de los 60 días naturales posteriores a la realización de la visita; los casos particulares se determinan en el punto 5.2.

• Cuando el cliente certificado haya pedido voluntariamente una suspensión
La suspensión de la certificación se publicará en la página web y se notificará según sea el caso a las autoridades pertinentes. La certificación del cliente se invalida temporalmente.

El cliente deberá subsanar los motivos de la suspensión en un plazo no mayor de 60 días naturales o en su caso de acuerdo a los plazos establecidos en los criterios particulares indicados en el punto 5.2 del presente procedimiento, de no atender en tiempo y forma procederá a retirar el certificado, o en el caso de Sistemas de Gestión a reducir el alcance de la certificación.


5.2 Criterios particulares:

5.2.1 Para el caso de las normas CONAGUA:

• Cuando no se demuestre la autenticidad de los informes:
Cuando el cliente no demuestre la autenticidad de los informes de resultados de prueba a través de la orden de cobro u orden de servicio según sea el caso; así como la factura de pago o documento que acredite el pago correspondiente.

En este caso, el cliente deberá subsanar los motivos de la suspensión en un plazo no mayor de 15 días naturales, de no atender en tiempo y forma procederá la cancelación del certificado.

• Cuando no se entreguen los informes en tiempo:
Si no entrega al ONNCCE los informes de resultados dentro de los 90 días naturales posteriores a la realización de la visita.

Para éste caso, se podrá otorgar al cliente una prórroga de 30 días naturales contados a partir de la fecha límite para entrega de informes; siempre y cuando ingrese al organismo una carta que indique los motivos por los cuales no se presentaron los informes en tiempo y el ONNCCE lo acepte. El cliente debe subsanar los motivos de la suspensión, de no atender en tiempo y forma procederá a la cancelación del certificado.

5.2.2 Para el caso de las normas NMX:

• Cuando no se entreguen los informes en tiempo:
Si no entrega al ONNCCE los informes de resultados dentro de los 60 días naturales posteriores a la realización de la visita, a menos de que el Anexo Técnico de la norma en cuestión indique lo contrario o bien el tiempo de pruebas supere los 60 días naturales.

En caso de que por causas imputables al laboratorio no se pueda entregar el informe dentro de este periodo, se podrá otorgar al cliente una prórroga de 30 días naturales contados a partir de la fecha límite para entrega de informes; siempre y cuando ingrese al organismo una carta que indique los motivos por los cuales no se presentaron los informes en tiempo y el ONNCCE lo acepte.


6. Restaurar la certificación
En caso de que el cliente realice las actividades necesarias y subsane los motivos de la suspensión dentro del periodo establecido, se procederá a levantar la suspensión y a restaurar la certificación, informando de esto al cliente de forma escrita y realizando las modificaciones pertinentes al listado de empresas publicado.

Para el caso de empresas certificadas bajo la ISO 9001 vigente, cuando su certificación ha expirado, se podrá restaurar la certificación dentro de los 6 meses siguientes siempre y cuando se hayan completado las actividades de renovación de la certificación pendientes; de otro modo, se debe realizar mínimo una etapa 2. La fecha de vigencia del certificado debe ser la fecha de la decisión de la nueva certificación o una posterior, y la fecha de expiración se debe basar en el ciclo de certificación anterior

7. Reducción de la certificación.

Para efectos de esta actividad, cuando aplique, el solicitante deberá entregar al organismo: solicitud por escrito y certificado original para la sustitución del mismo. Asimismo, el ONNCCE realizará la actualización que aplique en el listado de empresas certificadas.

• El organismo reduce el alcance de la certificación para excluir las partes que no cumplen con los requisitos, cuando el cliente certificado ha dejado de cumplir de forma persistente o grave con los requisitos de la certificación o del producto y/o servicio.

• Cuando el cliente así lo solicite

• De acuerdo a lo establecido en los AC´s correspondientes.

Cualquier reducción del alcance debe estar en línea con los requisitos de la norma utilizada para la certificación

8. Retirar la certificación.

Los motivos por los cuales se procederá a retirar la certificación son: a solicitud del cliente, cuando se detecten irregularidades en el uso de la marca ONNCCE o del certificado de conformidad (de acuerdo a lo indicado en el reglamento de certificación y concesión del uso de la marca.), cuando no se subsanen los motivos de la suspensión en los plazos establecidos.

En caso de sanción o previo a la cancelación el interesado podrá hacer uso del procedimiento de apelación si lo juzga conveniente de acuerdo al PA-06.

La notificación del retiro de la certificación será dirigida al representante legal de la empresa a través de un oficio mismo que será enviado al cliente, debiéndose verificar la recepción del mismo; en dicho comunicado se deberá solicitar como mínimo lo siguiente:

- devolver el certificado original como lo establece el contrato de prestación de servicios (RC-04 correspondiente)
- no utilizar copias o reproducciones del mismo y
- retirar de la documentación técnica y publicitaria de cualquier referencia posible a la certificación.

Como parte del seguimiento al uso de la marca, al mes de haber enviado al cliente la notificación de la suspensión o de retiro de certificado, se revisará la información comercial del cliente (página web y publicidad), para corroborar que no se utilice o mencione cualquier información referente a la certificación de su producto. En caso de seguir ostentando la certificación se le enviará un segundo aviso
Por su parte el ONNCCE suprimirá el registro de certificación de cualquier documento publicitario, toda referencia de la empresa, procederá a retirar y anular el certificado correspondiente. Además, hará llegar a la SECRETARÍA y Dependencia competente, según aplique, la notificación de dicho retiro, así mismo se publicará en la página web de ONNCCE.

Cuando se cumpla el plazo de vigencia del certificado, este quedará obsoleto.

9. Renovar la certificación

Para la renovación del certificado se deben cumplir los requisitos establecidos en los PC’s correspondientes.

Documentos de referencia.


PA-06   Procedimiento de apelación
PC       Procedimientos de Certificación
AC       Anexos de Certificación
PV       Procedimiento de Verificación
LFMN   Ley Federal sobre Metrología y Normalización y su reglamento

PA-10 V-14 21-09-16

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